Umowa z biurem rachunkowym: odpowiedzialność, wypowiedzenie, RODO

Umowę z biurem rachunkowym podpisuje się zwykle na pierwszym spotkaniu, często bez czytania, bo „to standardowy wzór”. Do lektury wraca się dopiero wtedy, gdy coś pójdzie nie tak: urząd nalicza odsetki, biuro podnosi cenę albo przy rozstaniu nie chce oddać dokumentów. Wtedy okazuje się, że kilka zdań w umowie decyduje o tym, kto poniesie koszty.

Poniżej omawiamy zapisy, które warto sprawdzić przed podpisem, i podpowiadamy, o co można negocjować. Na końcu jest lista kontrolna do wydrukowania.

Jaka to umowa i w jakiej formie ją zawrzeć

Umowa o prowadzenie księgowości to w świetle Kodeksu cywilnego umowa o świadczenie usług. Ponieważ nie ma dla niej osobnej regulacji, stosuje się do niej odpowiednio przepisy o zleceniu (art. 750 k.c.). Ma to praktyczną konsekwencję: biuro odpowiada za należytą staranność, a nie za konkretny wynik. Nie gwarantuje więc, że urząd nigdy nie zakwestionuje rozliczenia, ale musi działać rzetelnie i zgodnie z przepisami.

Prawo nie wymaga formy pisemnej, ale umowa zawarta „na słowo” jest prawie bezużyteczna przy sporze. Wystarczy wersja papierowa albo elektroniczna podpisana przez obie strony. Przy pełnych księgach rachunkowych dochodzi jeszcze jeden wymóg: przyjęcie przez biuro odpowiedzialności za prowadzenie rachunkowości powinno być stwierdzone na piśmie (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Ten sam przepis przypomina, że kierownik firmy, np. zarząd spółki, nadal odpowiada za rachunkowość, w tym za nadzór nad biurem.

Jeśli dopiero szukasz biura, zacznij od poradnika o tym, jak wybrać biuro rachunkowe, i dopiero potem przejdź do umowy.

Zakres usług: im dokładniej, tym lepiej

Najwięcej nieporozumień bierze się z ogólnika „biuro prowadzi księgowość Zleceniodawcy”. W umowie lub załączniku powinna znaleźć się lista czynności, na przykład:

• prowadzenie ewidencji (ryczałt, KPiR albo księgi rachunkowe) i ewidencji VAT,
• sporządzanie i wysyłka JPK_V7, deklaracji, zeznań rocznych,
• wyliczanie zaliczek na podatek i składek ZUS właściciela,
• kadry i płace: liczba pracowników i zleceniobiorców w cenie,
• sprawozdanie finansowe i jego wysyłka (w spółkach),
• obsługa KSeF: pobieranie faktur zakupowych, ewentualnie wystawianie faktur sprzedaży,
• czynności poza abonamentem: zaświadczenia, korekty za lata ubiegłe, obecność przy kontroli.

Tak samo konkretnie powinny być opisane Twoje obowiązki. Umowa powinna wskazywać, do którego dnia miesiąca przekazujesz dokumenty, w jakiej formie (skany, oryginały, dostęp do systemu) i co dzieje się z dokumentem dostarczonym po terminie. Jeśli biuro ma pobierać faktury z KSeF, zapisz, jakie uprawnienia mu nadajesz i kto pilnuje kompletności. Jak to zrobić technicznie, opisujemy w tekście o uprawnieniach w KSeF dla księgowej, a o samym obiegu dokumentów w poradniku jakie dokumenty i kiedy przekazywać księgowej.

Biuro z kolei powinno się zobowiązać do terminu, w którym poda Ci kwoty podatków i składek do zapłaty. Kilka dni zapasu przed terminem płatności to rozsądne minimum.

Wynagrodzenie i dopłaty

Sprawdź, od czego zależy abonament i co się dzieje, gdy firma urośnie. Typowe zapisy to limit dokumentów w cenie (np. do 20 miesięcznie) i stawka za każdy kolejny dokument albo przejście do wyższego progu. Zwróć uwagę na:

• cennik czynności dodatkowych (zeznanie roczne, korekta deklaracji, zaświadczenia, pracownik),
• zasady podwyżek: czy biuro może zmienić cenę jednostronnie i z jakim wyprzedzeniem,
• opłatę za przekazanie dokumentacji przy rozwiązaniu umowy, jeśli biuro ją przewiduje,
• termin płatności faktury za usługę i skutki opóźnienia.

Rynkowe widełki cen dla jednoosobowych firm zebraliśmy w artykule o tym, ile kosztuje księgowa dla JDG.

Odpowiedzialność biura: najważniejszy fragment umowy

Zacznijmy od tego, czego umowa nie zmieni. Wobec urzędu skarbowego i ZUS za podatki i składki odpowiada zawsze firma. Jeśli biuro źle wyliczy VAT, zaległość wraz z odsetkami zapłacisz Ty. Umowa decyduje jedynie o tym, czy i w jakim zakresie biuro Ci to potem zwróci.

Dobrze napisany zapis o odpowiedzialności wskazuje, że biuro pokrywa szkody wynikłe z jego błędów, w tym odsetki za zwłokę, koszty korekt i ewentualne kary. Jednocześnie wyłącza odpowiedzialność biura, gdy błąd wynika z Twojej winy: dostarczenia dokumentów po terminie, podania nieprawdziwych informacji albo zatajenia faktury. To uczciwy podział.

Uważaj natomiast na limity. Niektóre umowy ograniczają odpowiedzialność biura do kwoty kilkumiesięcznego wynagrodzenia. Kodeks cywilny pozwala na takie ograniczenia, z jednym wyjątkiem: nie można z góry wyłączyć odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną umyślnie (art. 473 § 2 k.c.).

Biuro musi mieć polisę OC z minimalną sumą gwarancyjną 10 000 euro na jedno zdarzenie. Rozsądny kompromis to limit odpowiedzialności równy sumie gwarancyjnej polisy, a nie wysokości abonamentu. Warto też wpisać do umowy numer polisy i obowiązek jej odnawiania.

Okres wypowiedzenia i koniec współpracy

Ponieważ do umowy stosuje się przepisy o zleceniu, każda strona może ją wypowiedzieć. Umowa może przewidywać okres wypowiedzenia, ale nie może odebrać prawa do wypowiedzenia z ważnych powodów, bo z tego uprawnienia nie można zrzec się z góry (art. 746 § 3 k.c.). Ważnym powodem może być np. powtarzające się nieterminowe rozliczenia.

Długość okresu wypowiedzenia to kwestia negocjacji. Krótszy daje Ci swobodę, dłuższy daje biuru czas na zamknięcie spraw. Ważniejsze od samej długości jest to, co ma się wydarzyć na końcu:

• do którego miesiąca biuro rozlicza firmę i czy przygotuje zeznanie roczne za rok, w którym współpraca się kończy,
• w jakim terminie i w jakiej formie przekaże dokumenty, księgi i ewidencje (z protokołem przekazania),
• czy wyda dane w formacie, który odczyta nowe biuro,
• kto odwoła pełnomocnictwa (np. UPL-1 w urzędzie skarbowym) i uprawnienia w ZUS oraz KSeF.

Przy zleceniu przyjmujący musi wydać zleceniodawcy wszystko, co przy wykonywaniu zlecenia dla niego uzyskał. Dokumenty firmy należą do firmy. Szczegółowy plan przeprowadzki opisujemy w poradniku o zmianie biura rachunkowego.

Umowa powierzenia danych osobowych (RODO)

Biuro przetwarza dane osobowe Twoich pracowników, zleceniobiorców i klientów indywidualnych. Ty jesteś administratorem tych danych, a biuro działa jako podmiot przetwarzający, czyli przetwarza je w Twoim imieniu i na Twoje polecenie. Art. 28 RODO wymaga, by taka relacja była uregulowana umową w formie pisemnej lub elektronicznej. Może to być osobny dokument albo część umowy głównej.

Umowa powierzenia powinna określać:

• przedmiot, czas trwania, charakter i cel przetwarzania,
• rodzaj danych i kategorie osób, których dotyczą,
• zobowiązanie biura do przetwarzania danych wyłącznie na Twoje udokumentowane polecenie,
• obowiązek zachowania poufności przez pracowników biura,
• środki bezpieczeństwa danych,
• zasady korzystania z dalszych podmiotów (np. dostawcy programu księgowego) za Twoją zgodą,
• pomoc biura przy realizacji praw osób, których dane dotyczą, i przy incydentach,
• zwrot lub usunięcie danych po zakończeniu współpracy, z zastrzeżeniem obowiązku ich przechowywania,
• Twoje prawo do kontroli i uzyskania informacji o przetwarzaniu.

Większość biur ma gotowy wzór. Jeśli biuro go nie przedstawia, poproś o niego, bo to obowiązek obu stron.

Lista kontrolna przed podpisem

Zapis w umowie	Co sprawdzić
Strony i polisa OC	Pełne dane biura, numer polisy, suma gwarancyjna, obowiązek odnawiania
Zakres usług	Konkretna lista czynności, w tym KSeF, kadry, zeznanie roczne
Obowiązki firmy	Termin i forma przekazania dokumentów, skutki spóźnienia
Obowiązki biura	Termin przekazania kwot do zapłaty, czas odpowiedzi na pytania
Wynagrodzenie	Limit dokumentów, cennik dopłat, zasady podwyżek
Odpowiedzialność	Zwrot odsetek i kosztów przy błędzie biura, wysokość limitu
Wypowiedzenie	Okres wypowiedzenia, ostatni rozliczany miesiąc, zeznanie roczne
Koniec współpracy	Termin przekazania dokumentów, protokół, format danych, odwołanie pełnomocnictw
RODO	Umowa powierzenia zgodna z art. 28 RODO
Forma	Podpisy obu stron, przy księgach rachunkowych pisemne przyjęcie odpowiedzialności

Przeczytaj też: odpowiedzialność biura rachunkowego za błędy.

Najczęstsze pytania

Czy umowa z biurem rachunkowym musi być na piśmie?

Przepisy nie wymagają tego dla każdej umowy, ale forma pisemna lub elektroniczna to podstawa przy jakimkolwiek sporze. Przy pełnych księgach przyjęcie odpowiedzialności przez biuro powinno być stwierdzone na piśmie.

Czy biuro odpowiada za odsetki od zaległości podatkowej?

Urzędowi odsetki zawsze płaci firma. Biuro może być zobowiązane do ich zwrotu, jeśli błąd był po jego stronie, a umowa tego nie wyklucza ani nie ogranicza.

Czy mogę wypowiedzieć umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia?

Z ważnych powodów tak, bo tego uprawnienia nie można wyłączyć w umowie. Bez ważnego powodu obowiązuje okres przewidziany w umowie, a zerwanie jej może oznaczać konieczność zapłaty za wykonaną pracę i naprawienia szkody.

Czy umowa powierzenia danych jest potrzebna, jeśli nie zatrudniam pracowników?

Zwykle tak, bo biuro przetwarza także inne dane osobowe, np. kontrahentów będących osobami fizycznymi, zawarte w fakturach. Najprościej mieć ją zawsze jako załącznik do umowy.