Jakie dokumenty przekazać księgowej i kiedy? Lista na każdy miesiąc

Księgowa może być świetna, ale zaksięguje tylko to, co dostanie. Brakująca faktura kosztowa to wyższy podatek, zapomniany wyciąg to niezgodność w rozrachunkach, a umowa z nowym pracownikiem przekazana po tygodniu może oznaczać spóźnione zgłoszenie do ZUS. Większość nieporozumień między firmą a biurem zaczyna się właśnie od dokumentów, a nie od błędów w księgowaniu.

Poniżej znajdziesz pełną listę tego, co trafia do biura, harmonogram miesiąca, który daje księgowej czas na pracę, i kilka zasad porządkowania dokumentów w czasach KSeF.

Dlaczego termin przekazania dokumentów jest tak ważny

Miesiąc księgowy kończy się kilkoma twardymi datami. Do 20. dnia płacisz składki ZUS (spółki z o.o. do 15.) i zaliczkę na podatek dochodowy, a do 25. dnia biuro wysyła JPK_V7, czyli plik z ewidencją sprzedaży i zakupów połączony z deklaracją VAT. Od 2026 r. nowe rozporządzenie o KPiR wymaga też, żeby przychody były wpisane do księgi co do zasady najpóźniej do 20. dnia następnego miesiąca.

Księgowa potrzebuje kilku dni roboczych, żeby wszystko zaksięgować, wyliczyć podatki i dać ci znać, ile zapłacić. Termin dostarczania dokumentów zapisuje się w umowie. Jeśli go tam nie ma, warto to uzupełnić, bo od niego zależy, kto odpowiada za spóźnienie. O tym, co jeszcze powinno znaleźć się w umowie, piszemy w tekście o umowie z biurem rachunkowym.

Dokumenty sprzedaży

• Faktury wystawione w KSeF. Od 1 kwietnia 2026 r. większość firm wystawia faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Jeśli biuro ma uprawnienie do odczytu, pobierze je samo, ale powiedz, które faktury zostały skorygowane albo anulowane w ustaleniach z klientem.
• Faktury wystawione poza KSeF. Do końca 2026 r. firmy, których miesięczna sprzedaż fakturowana nie przekracza 10 000 zł brutto, mogą jeszcze wystawiać faktury tradycyjnie. Poza systemem zostają też faktury dla osób prywatnych, jeśli nie wystawiasz ich w KSeF dobrowolnie. Te dokumenty trzeba przekazać ręcznie.
• Raporty z kasy fiskalnej, dobowe i miesięczne, jeśli sprzedajesz klientom indywidualnym.
• Ewidencja sprzedaży bez kasy, jeśli korzystasz ze zwolnienia z kasy fiskalnej.
• Faktury zaliczkowe, korygujące i dokumenty sprzedaży zagranicznej, na przykład usług dla firm z innych krajów UE.

Dokumenty zakupów i kosztów

Od 1 lutego 2026 r. każda firma musi umieć odbierać faktury przez KSeF, więc faktury od polskich dostawców wystawione w systemie księgowa znajdzie tam sama. Problem stanowi wszystko, co do KSeF nie trafia:

• faktury od zagranicznych dostawców, na przykład za reklamy w internecie, oprogramowanie w abonamencie czy hosting;
• paragony z NIP do 450 zł, które do końca 2026 r. mogą pełnić rolę faktury uproszczonej i nie są przesyłane do KSeF;
• faktury od dostawców, którzy jeszcze nie wystawiają w KSeF;
• bilety, opłaty parkingowe, polisy ubezpieczeniowe, noty księgowe;
• umowy leasingu i najmu razem z harmonogramem opłat.

Przy każdym nietypowym zakupie dopisz jedno zdanie, do czego służył. Księgowa nie zgadnie, czy lampa z marketu budowlanego trafiła do biura, czy do domu.

Bank, kasa i płatności

Biuro potrzebuje wyciągów ze wszystkich rachunków firmowych za pełny miesiąc, łącznie z kartą kredytową, rachunkiem walutowym i kontem w bramce płatniczej, jeśli sprzedajesz przez internet. Najwygodniej, gdy bank udostępnia wyciągi w pliku, który program księgowy wczyta automatycznie.

Wyciągi pozwalają sprawdzić, które faktury zostały opłacone. To ważne między innymi przy większych płatnościach: jeśli transakcja przekracza 15 000 zł, a przelew trafił na rachunek spoza tak zwanej białej listy, czyli publicznego wykazu kont podatników VAT, wydatek może nie zostać zaliczony do kosztów. Jeśli przyjmujesz gotówkę, przekazuj też raport kasowy z dowodami wpłat i wypłat.

Kadry, umowy i zdarzenia jednorazowe

Część dokumentów nie może czekać do końca miesiąca. Nowego pracownika trzeba zgłosić do ZUS w ciągu 7 dni od zatrudnienia, więc umowę i dane osoby przekaż od razu, najlepiej jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Na bieżąco wysyłaj też:

• umowy o pracę, zlecenia i o dzieło oraz ich zmiany i rozwiązania;
• informacje o urlopach, nadgodzinach i nieobecnościach, jeśli biuro liczy wynagrodzenia;
• umowy zakupu samochodu, sprzętu i innych środków trwałych;
• rozliczenia delegacji i ewidencję przebiegu pojazdu, jeśli odliczasz pełny VAT od wydatków na samochód;
• pisma z urzędu skarbowego, ZUS i GUS, w tym wezwania z terminem odpowiedzi.

Harmonogram miesiąca: kiedy co przekazać

Poniższy plan to propozycja redakcji dla firmy rozliczającej się miesięcznie. Daty dostarczenia dokumentów dopasuj do terminu z umowy, ale nie przesuwaj ich bliżej 20. dnia miesiąca.

Kiedy	Co robisz	Co robi biuro
Na bieżąco	Przekazujesz umowy kadrowe, pisma z urzędów, informacje o zakupie auta lub sprzętu	Zgłasza pracowników do ZUS, odpowiada na wezwania, zakłada ewidencję środków trwałych
Ostatni dzień miesiąca	Sprawdzasz, czy wszystkie faktury sprzedaży są wystawione	Czeka na dokumenty
Do 3.-5. dnia roboczego następnego miesiąca	Wysyłasz wyciągi, dokumenty spoza KSeF, raport kasowy, listę nieobecności pracowników	Pobiera faktury z KSeF i księguje cały miesiąc
Kilka dni przed 15. lub 20.	Odbierasz kwoty do zapłaty	Wylicza ZUS, zaliczkę na podatek dochodowy i VAT
Do 15. lub 20.	Płacisz składki ZUS i zaliczkę na podatek	Wysyła deklaracje rozliczeniowe ZUS
Do 25.	Płacisz VAT	Wysyła JPK_V7

Pełny kalendarz terminów z datami przesuniętymi przez weekendy i święta znajdziesz w tekście kalendarz terminów przedsiębiorcy.

Jak zorganizować obieg dokumentów

Najmniej pracy wymaga system, w którym dokumenty trafiają do biura same. W praktyce oznacza to cztery rzeczy.

1. Nadaj biuru uprawnienia w KSeF. Wtedy faktury kosztowe i sprzedażowe nie muszą krążyć mailem. Jak to zrobić krok po kroku, opisujemy w tekście o uprawnieniach KSeF dla księgowej.
2. Ustal jeden kanał na resztę. Wspólny folder z podfolderem na każdy miesiąc albo moduł do przesyłania dokumentów w programie biura. Dokumenty rozsiane po mailach, komunikatorach i kopertach giną najczęściej.
3. Skanuj paragony od razu. Papier termiczny blaknie, a nieczytelny paragon nie przyda się ani tobie, ani księgowej.
4. Proś o potwierdzenie kompletności. Dobre biuro po zamknięciu miesiąca daje znać, czego brakuje. Jeśli tego nie robi, poproś o to wprost.

Lista kontrolna przed wysłaniem dokumentów

• Wyciągi ze wszystkich rachunków firmowych za cały miesiąc.
• Faktury i dokumenty zakupu spoza KSeF, w tym zagraniczne.
• Faktury sprzedaży spoza KSeF i raporty z kasy fiskalnej.
• Paragony z NIP i krótki opis nietypowych zakupów.
• Raport kasowy, jeśli przyjmujesz lub wydajesz gotówkę.
• Umowy zawarte w tym miesiącu: z pracownikami, leasingowe, najmu.
• Lista nieobecności, nadgodzin i zmian wynagrodzeń.
• Pisma z urzędów, jeśli jeszcze ich nie wysłałeś.
• Informacja o zdarzeniach nietypowych: sprzedaż auta, zakup sprzętu, nowy rachunek bankowy.

Jak długo przechowywać dokumenty

Księgi i dowody księgowe trzeba trzymać do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym minął termin zapłaty podatku. Dla dochodu za 2026 r. termin zapłaty upływa 30 kwietnia 2027 r., więc dokumenty z 2026 r. przechowujesz co najmniej do końca 2032 r.

Faktury wystawione w KSeF system przechowuje przez 10 lat, licząc od końca roku wystawienia, więc ich drukowanie nie jest potrzebne. Za pozostałe dokumenty odpowiadasz sam. Jeśli trzyma je biuro, po zakończeniu współpracy musi je zwrócić, co szerzej opisujemy w tekście o tym, jak zmienić biuro rachunkowe.

Przeczytaj też: jak długo przechowywać dokumenty księgowe i kadrowe w firmie oraz zamknięcie roku w firmie.

Najczęstsze pytania

Czy księgowa sama pobierze faktury z KSeF?

Tak, jeśli nadasz biuru odpowiednie uprawnienie. Bez niego musisz pobierać i przesyłać faktury sam, co mija się z celem systemu.

Co się stanie, gdy dostarczę fakturę kosztową po zamknięciu miesiąca?

Koszt zwykle trafi do kolejnego miesiąca, a VAT można odliczyć jeszcze w jednym z trzech następnych okresów rozliczeniowych. Przy fakturach sprzedaży spóźnienie jest groźniejsze, bo może oznaczać korektę deklaracji i dopłatę podatku z odsetkami.

Czy muszę drukować faktury z KSeF?

Nie. Faktura ustrukturyzowana istnieje w systemie, a jej wydruk to tylko wizualizacja. Jeśli jednak termin przechowywania w KSeF skończyłby się przed przedawnieniem podatku, fakturę trzeba wcześniej pobrać i zarchiwizować samodzielnie.

Zgubiłem fakturę zakupu. Co teraz?

Jeśli była wystawiona w KSeF, pobierzesz ją ponownie. Jeśli nie, poproś sprzedawcę o duplikat. Nie zastępuj jej potwierdzeniem przelewu, bo samo potwierdzenie nie jest fakturą.