Jak długo przechowywać dokumenty księgowe i kadrowe w firmie

Pod koniec roku w wielu firmach pada to samo pytanie: które segregatory można już wyrzucić? Odpowiedź „po pięciu latach” jest tylko częściowo prawdziwa. Pięć lat liczy się od końca roku, w którym minął termin zapłaty podatku, a nie od daty na fakturze. Do tego dochodzą wyjątki, przy których dokumenty trzeba trzymać znacznie dłużej, oraz osobne zasady dla akt pracowniczych.

Wyjaśniamy, jak policzyć termin dla każdego roku, kiedy pięć lat nie wystarczy, co z fakturami w KSeF i kto odpowiada za archiwum, gdy księgowość prowadzi biuro rachunkowe.

Podstawowa zasada: przedawnienie podatku

Ordynacja podatkowa (art. 86) każe przechowywać księgi i dokumenty związane z ich prowadzeniem do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zobowiązanie przedawnia się po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1). Tę samą zasadę stosuje się do faktur i ewidencji VAT.

W praktyce decyduje termin zapłaty podatku za dany rok. Podatek dochodowy za 2026 r. płaci się do 30 kwietnia 2027 r., a VAT za grudzień 2026 r. do 25 stycznia 2027 r. Oba terminy wypadają w 2027 r., więc pięć lat liczy się od końca 2027 r. Dokumenty z 2026 r. trzymasz więc do końca 2032 r.

Do kiedy przechowywać dokumenty z lat 2020-2026

Tabelę policzyliśmy dla JDG rozliczającej PIT i VAT miesięcznie, przy założeniu, że bieg przedawnienia nie został przerwany ani zawieszony. Uwzględniliśmy przesunięcia terminów wypadających w weekend lub święto, ale żadne z nich nie zmienia roku.

Dokumenty za rok	Termin zapłaty PIT za ten rok	Przechowuj co najmniej do
2020	w 2021 r.	31.12.2026
2021	2.05.2022	31.12.2027
2022	2.05.2023	31.12.2028
2023	30.04.2024	31.12.2029
2024	30.04.2025	31.12.2030
2025	30.04.2026	31.12.2031
2026	30.04.2027	31.12.2032

Wniosek na najbliższe tygodnie: dokumenty za 2020 r. możesz co do zasady zniszczyć od 1 stycznia 2027 r. Zanim to zrobisz, sprawdź z księgową wyjątki opisane niżej.

Składki ZUS przedawniają się po 5 latach od dnia, w którym stały się wymagalne, czyli od terminu płatności, a nie od końca roku. Dla dokumentów rozliczeniowych ZUS wynik jest podobny, ale przy pojedynczych miesiącach termin bywa krótszy niż podatkowy. Najprościej przyjąć dłuższy z nich.

Kiedy pięć lat to za mało

Termin z tabeli to minimum. Dłużej trzeba przechowywać dokumenty w kilku typowych sytuacjach:

• Środki trwałe i amortyzacja. Faktura zakupu samochodu lub maszyny uzasadnia odpisy amortyzacyjne przez wiele lat. Trzymaj ją przez cały okres amortyzacji i 5 lat po roku, w którym rozliczyłeś ostatni odpis lub sprzedałeś składnik.
• Strata podatkowa. Stratę z jednego roku można odliczać przez kolejne 5 lat. Dokumenty, z których wynika, muszą przetrwać do przedawnienia roku, w którym odliczyłeś ostatnią część.
• Zawieszenie lub przerwanie przedawnienia. Wszczęcie postępowania karnego skarbowego, rozłożenie zaległości na raty czy zastosowanie środka egzekucyjnego wydłuża bieg przedawnienia. Przepis o zawieszeniu w związku z postępowaniem karnym skarbowym nadal obowiązuje, nie uchyliła go nowelizacja Ordynacji podatkowej obowiązująca od 1 października 2026 r.
• Korekty i spory. Jeśli korygowałeś deklarację albo trwa postępowanie przed urzędem lub sądem, dokumenty z tego okresu zostają do jego zakończenia.
• Umowy wieloletnie. Leasing, kredyt, najem czy umowa z kluczowym klientem mogą być potrzebne długo po roku zawarcia.

Spółki i pełna księgowość

Firmy prowadzące księgi rachunkowe stosują dodatkowo ustawę o rachunkowości (art. 74). Najważniejsze zasady:

• zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe przechowuje się trwale,
• księgi rachunkowe, dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą,
• dowody dotyczące kredytów, pożyczek, umów handlowych czy roszczeń 5 lat od początku roku następującego po roku, w którym operacje zostały ostatecznie rozliczone lub przedawnione,
• dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji rok po upływie rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.

Dla roku 2026 termin z ustawy o rachunkowości upływa z końcem 2031 r., a podatkowy z końcem 2032 r. Obowiązuje dłuższy, więc w spółce także trzymasz dokumenty co najmniej do końca 2032 r.

Dokumentacja pracownicza: 10 albo 50 lat

Akta osobowe i dokumentacja płacowa mają własne terminy z Kodeksu pracy, niezależne od podatków:

• pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.: 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy się zakończył,
• zatrudnieni między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r.: 50 lat, chyba że pracodawca złożył do ZUS raporty informacyjne, wtedy 10 lat,
• zatrudnieni przed 1999 r.: 50 lat od zakończenia pracy.

Obowiązek ciąży na pracodawcy, nawet jeśli listy płac i akta prowadzi biuro. Zakres takiej usługi i to, co zostaje po stronie firmy, opisujemy w tekście o kadrach i płacach w biurze rachunkowym.

Papier czy plik: forma elektroniczna

Dokumenty, które powstały elektronicznie, przechowujesz w tej postaci. Nie trzeba drukować faktur otrzymanych mailem w PDF ani wyciągów z bankowości internetowej. Muszą być jednak czytelne i łatwe do odnalezienia przez cały okres przechowywania, a przepisy VAT wymagają, by faktury były uporządkowane według okresów rozliczeniowych.

Papierowe faktury i dowody można przechowywać w postaci elektronicznej, jeśli skan zachowuje autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Przy dokumentach o długim terminie, zwłaszcza dotyczących środków trwałych, bezpieczniej zachować także oryginał. Dokumentację pracowniczą da się przenieść do postaci elektronicznej według odrębnej procedury z przepisów prawa pracy.

Archiwum w chmurze lub na dysku wymaga podstawowej higieny: kopii zapasowej w drugim miejscu, ograniczonego dostępu i formatów, które za kilka lat da się jeszcze otworzyć. Termiczne paragony skanuj od razu, bo blakną szybciej, niż mija termin przechowywania.

Faktury w KSeF a własne archiwum

Faktury wystawione i otrzymane w Krajowym Systemie e-Faktur są przechowywane w systemie przez 10 lat, licząc od końca roku wystawienia. To dłużej niż zwykły okres przedawnienia, więc dla większości firm KSeF zastępuje archiwum faktur krajowych. Ich drukowanie nie jest potrzebne.

Własne archiwum nadal jest potrzebne dla wszystkiego, czego w KSeF nie ma:

• faktur zagranicznych i faktur sprzedaży wystawionych poza systemem,
• paragonów, biletów, polis i not księgowych,
• wyciągów bankowych, raportów kasowych i umów,
• faktur, przy których przedawnienie trwa dłużej niż 10 lat w KSeF, na przykład przy wieloletniej amortyzacji. Takie faktury pobierz z systemu wcześniej i zachowaj sam.

Więcej o tym, jak KSeF zmienia pracę z biurem, piszemy w tekście o obowiązkowym KSeF.

Kto przechowuje dokumenty, gdy księgi prowadzi biuro

Odpowiedzialność za przechowanie dokumentów zawsze spoczywa na firmie. Biuro może być miejscem ich przechowywania, ale tylko wtedy, gdy wynika to z umowy. Adres przechowywania dokumentacji i dane biura podajesz w CEIDG (JDG) albo w zgłoszeniu identyfikacyjnym NIP-8 (spółki). Po zmianie biura trzeba te dane zaktualizować.

Do umowy z biurem warto wpisać trzy rzeczy: gdzie przechowywane są oryginały, w jakim terminie biuro zwraca dokumenty po zakończeniu współpracy oraz co dzieje się z kopiami i danymi osobowymi w systemach biura. Przykładowe zapisy omawiamy w tekście o umowie z biurem rachunkowym, a przekazanie dokumentów przy zmianie obsługi w poradniku jak zmienić biuro rachunkowe.

Zamknięcie firmy nie kończy obowiązku. Przy likwidacji działalności trzeba zawiadomić urząd skarbowy o miejscu przechowywania ksiąg, najpóźniej w dniu likwidacji. Dokumenty przechowujesz dalej przez pełne okresy z tabeli.

Lista kontrolna archiwum na koniec roku

• Oddziel dokumenty za rok, który właśnie można zniszczyć, i sprawdź z księgową wyjątki.
• Przenieś do osobnej teczki faktury środków trwałych, dokumenty strat i umowy wieloletnie.
• Potwierdź, że biuro ma komplet dokumentów za bieżący rok i że wiesz, gdzie są oryginały.
• Pobierz z KSeF faktury, które mogą być potrzebne dłużej niż 10 lat.
• Sprawdź kopię zapasową archiwum elektronicznego i to, czy pliki się otwierają.
• Zaktualizuj w CEIDG lub NIP-8 miejsce przechowywania dokumentacji, jeśli się zmieniło.
• Niszcz dokumenty w sposób, który chroni dane osobowe, a nie w zwykłym koszu.

Dobrze uporządkowane archiwum przydaje się najbardziej w dniu, w którym przychodzi zawiadomienie z urzędu. Co wtedy robić, opisujemy w tekście o kontroli podatkowej i roli księgowej.

Najczęstsze pytania

Czy mogę wyrzucić dokumenty za 2020 r.?

Co do zasady od 1 stycznia 2027 r., jeśli bieg przedawnienia nie został zawieszony ani przerwany, a dokumenty nie dotyczą środków trwałych, strat odliczanych w kolejnych latach ani trwających spraw.

Czy muszę przechowywać faktury wystawione w KSeF?

Nie musisz ich drukować ani archiwizować osobno, bo system przechowuje je przez 10 lat. Wyjątkiem są faktury, które mogą być potrzebne dłużej, na przykład przy wieloletniej amortyzacji.

Czy biuro rachunkowe odpowiada za zgubione dokumenty?

Wobec urzędu odpowiada firma. Biuro może odpowiadać wobec ciebie na podstawie umowy, jeśli przechowywało dokumenty i dopuściło do ich utraty.

Ile lat przechowuje się listy płac?

Dla pracowników zatrudnionych od 2019 r. 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się zatrudnienie. Dla starszych umów termin może wynosić 50 lat.