Od 1 kwietnia 2026 r. większość polskich firm wystawia faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Dla wielu właścicieli JDG to pierwszy rok, w którym faktura nie jest już plikiem PDF wysłanym mailem, tylko dokumentem zapisanym w państwowym systemie i oznaczonym numerem nadanym przez Ministerstwo Finansów. Zmienia się przy tym coś, o czym mówi się mniej: sposób, w jaki dokumenty trafiają do księgowej.
Poniżej opisujemy stan prawny na listopad 2026 r.: kto już musi korzystać z KSeF, co kończy się 31 grudnia 2026 r., co zmienia się w obiegu dokumentów między firmą a biurem rachunkowym i jak działa tryb offline. Nie wchodzimy w szczegóły techniczne wystawiania faktur, bo tym zajmuje się program, z którego korzystasz.
Harmonogram KSeF: stan na listopad 2026 r.
KSeF to rządowy system, w którym faktury mają postać pliku XML zgodnego z jednym wzorem (tzw. faktura ustrukturyzowana, obecnie w strukturze FA(3)). Każda faktura przyjęta przez system dostaje unikalny numer KSeF. Obowiązek wchodził etapami:
| Data | Kogo dotyczy | Co się zmienia |
|---|---|---|
| 1 lutego 2026 r. | Firmy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł z VAT, oraz wszyscy przedsiębiorcy jako odbiorcy | Duże firmy wystawiają faktury w KSeF, a każda firma musi odbierać faktury kosztowe przez KSeF |
| 1 kwietnia 2026 r. | Pozostali przedsiębiorcy, także zwolnieni z VAT | Obowiązek wystawiania faktur w KSeF |
| do 31 grudnia 2026 r. | Najmniejsi podatnicy i sprzedawcy korzystający z kas fiskalnych | Można wystawiać faktury poza KSeF, jeśli sprzedaż na fakturach nie przekracza 10 000 zł brutto w miesiącu; faktury z kasy rejestrującej też mogą powstawać poza KSeF |
| 1 stycznia 2027 r. | Wszyscy | Koniec wyjątków; czynni podatnicy VAT płacący sobie nawzajem przelewem podają w tytule numer KSeF faktury |
Najwięcej pytań budzą kary. Przepis o karach pieniężnych za fakturowanie poza KSeF (art. 106ni ustawy o VAT) przewiduje sankcję do 100% kwoty VAT z faktury, a przy fakturze bez VAT do 18,7% kwoty należności. W 2026 r. kar nie nakłada się. 6 listopada 2026 r. Sejm uchwalił nowelizację, która przesuwa okres bez kar do 31 grudnia 2027 r. Ustawa trafiła do Senatu, potem czeka ją podpis prezydenta, a ma wejść w życie 31 grudnia 2026 r.
Odroczenie kar nie odracza samego obowiązku. Od 1 stycznia 2027 r. wszystkie firmy, także te ze sprzedażą poniżej 10 000 zł miesięcznie, wystawiają faktury w KSeF. Odpowiedzialność z kodeksu karnego skarbowego za faktury wadliwe lub nierzetelne obowiązuje niezależnie od tego odroczenia.
Co zmienia się w codziennym fakturowaniu małej firmy
Najważniejsza zmiana jest prosta: fakturą jest plik w KSeF, a nie to, co wysyłasz klientowi. PDF może nadal krążyć jako podgląd, ale z kodem QR, który pozwala sprawdzić fakturę w systemie. W praktyce oznacza to kilka nowych nawyków.
- Data otrzymania faktury przez kontrahenta to dzień nadania numeru KSeF, a nie dzień, w którym klient otworzył maila.
- Korekty wystawiasz w KSeF, a od 2027 r. także wtedy, gdy poprawiasz fakturę wystawioną kiedyś poza systemem.
- Konsument (klient bez NIP) nie ma dostępu do faktury w KSeF, więc dostaje ją w uzgodniony sposób, na przykład mailem jako wizualizację z kodem QR.
- Faktury kosztowe pojawiają się w systemie automatycznie, gdy dostawca je wystawi. Nie musisz czekać na maila od sprzedawcy, żeby wiedzieć, że faktura istnieje.
Jeśli korzystasz z programu do fakturowania albo z księgowości internetowej, większość tych czynności dzieje się w tle. Jeśli nie, zostaje bezpłatna Aplikacja Podatnika KSeF udostępniona przez Ministerstwo Finansów.
KSeF a współpraca z księgową
Dla relacji z biurem rachunkowym KSeF to przede wszystkim zmiana w obiegu dokumentów. Faktury zakupowe nie muszą już wędrować do księgowej mailem czy w segregatorze. Biuro, które ma odpowiednie uprawnienie, pobiera je samo z systemu, zwykle bezpośrednio do programu księgowego. Dzięki temu znika typowy problem końca miesiąca, czyli faktury, o której wszyscy zapomnieli.
Nie znaczy to, że księgowa nie potrzebuje już nic od ciebie. KSeF nie wie, czy zakup był firmowy, czy prywatny, do którego projektu go przypisać ani czy towar dotarł. Nadal trzeba też dostarczać dokumenty spoza systemu: wyciągi bankowe, umowy, paragony, faktury od zagranicznych dostawców, dowody wewnętrzne. Szczegółową listę opisaliśmy w artykule jakie dokumenty i kiedy przekazywać księgowej.
Warto też ustalić z biurem trzy sprawy, najlepiej na piśmie:
- Kto wystawia faktury sprzedażowe. Zwykle robi to przedsiębiorca. Jeśli ma to robić biuro, potrzebuje uprawnienia do wystawiania, a w umowie powinno być jasno opisane, na czyje zlecenie i na jakiej podstawie.
- Kto sprawdza faktury kosztowe w KSeF. W systemie mogą się pojawić faktury, których nie zamawiałeś, na przykład z pomyłką w NIP. Ktoś musi je wyłapać i wyjaśnić z wystawcą, zanim trafią do ksiąg. Podejrzane faktury można zgłosić w Aplikacji Podatnika.
- Co z fakturami z okresu przed KSeF i z trybu awaryjnego. Część dokumentów nadal powstaje poza systemem, a biuro musi wiedzieć, gdzie ich szukać.
Jeśli twoja umowa z biurem pochodzi sprzed 2026 r., może w ogóle nie wspominać o KSeF. To dobry moment, żeby ją uzupełnić. Na co zwrócić uwagę, opisujemy w tekście o umowie z biurem rachunkowym.
Uprawnienia dla biura w skrócie
Właściciel JDG ma w KSeF uprawnienia właścicielskie przypisane automatycznie do swojego NIP. Loguje się profilem zaufanym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo certyfikatem KSeF i sam decyduje, komu i do czego daje dostęp. Biuru rachunkowemu najczęściej nadaje się uprawnienie do przeglądania faktur, a gdy biuro ma też wystawiać faktury, dodatkowo uprawnienie do ich wystawiania.
Uprawnienie można nadać konkretnej księgowej albo całemu biuru na jego NIP. Drugi wariant jest wygodniejszy, bo przy zmianach kadrowych w biurze nie musisz niczego poprawiać. Spółki, które nie mają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, najpierw wskazują w urzędzie skarbowym osobę uprawnioną na formularzu ZAW-FA. Całą procedurę krok po kroku opisaliśmy w artykule jak nadać księgowej uprawnienia w KSeF.
Tryb offline i awarie KSeF
System może być niedostępny albo może zawieść twój internet. Przepisy przewidują na to kilka trybów. Faktury wystawione poza bieżącym połączeniem z KSeF oznacza się dwoma kodami QR: jednym do weryfikacji faktury, drugim potwierdzającym wystawcę. Do tego drugiego potrzebny jest certyfikat KSeF przeznaczony do trybu offline, więc warto go wygenerować zawczasu, a nie w dniu awarii.
| Tryb | Kiedy | Termin wysłania do KSeF |
|---|---|---|
| Offline24 | W każdej sytuacji, np. brak internetu po stronie firmy | Najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu |
| Niedostępność KSeF | Niedostępność ogłoszona w BIP Ministerstwa Finansów | W ciągu 1 dnia roboczego od jej zakończenia |
| Awaria KSeF | Awaria ogłoszona w BIP MF i w oprogramowaniu | W ciągu 7 dni roboczych od jej zakończenia |
| Awaria całkowita | Awaria ogłoszona w mediach | Faktur się nie wysyła, wystawia się je papierowo lub elektronicznie poza systemem |
Dla księgowej tryb offline oznacza jedno: faktura może trafić do KSeF z opóźnieniem, a jej data wystawienia pozostaje datą z dokumentu. Jeśli wystawiasz faktury w ostatnich dniach miesiąca, a biuro zamyka okres zaraz po jego końcu, powiedz o fakturach offline od razu.
Tokeny i certyfikaty: co z programem księgowym od 2027 r.
Programy księgowe i do fakturowania łączą się z KSeF automatycznie, najczęściej za pomocą tokenu, czyli wygenerowanego w Aplikacji Podatnika klucza dostępu. Według obecnych przepisów tokeny przestają działać po 31 grudnia 2026 r., a ich miejsce mają zająć certyfikaty KSeF. Ministerstwo Finansów opublikowało jednak 27 października 2026 r. projekt rozporządzenia, według którego tokeny wygenerowane przed 2027 r. działałyby do 30 listopada 2027 r., a nowe do 365 dni. To wciąż projekt, więc zapytaj dostawcę programu i biuro, jaką metodę połączenia stosują i czy w styczniu nie czeka cię ponowna konfiguracja.
Lista kontrolna przed 1 stycznia 2027 r.
- Sprawdź, czy biuro ma w KSeF uprawnienie do przeglądania twoich faktur, i ustal, czy ma też wystawiać faktury.
- Jeśli korzystasz z limitu 10 000 zł albo wystawiasz faktury z kasy fiskalnej, przygotuj się do wystawiania wszystkich faktur w KSeF od stycznia.
- Wygeneruj certyfikat KSeF do trybu offline i zapisz, gdzie go przechowujesz.
- Zapytaj dostawcę programu, czy połączenie z KSeF będzie działać po 31 grudnia 2026 r.
- Uzgodnij z bankiem i biurem, jak od 2027 r. podawać numer KSeF w tytule przelewów do czynnych podatników VAT.
- Dopisz do umowy z biurem, kto pobiera, sprawdza i wystawia faktury w KSeF.
- Ustal procedurę na wypadek faktur wystawionych w trybie offline lub awaryjnym.
Jeśli przy okazji KSeF uznasz, że obecne biuro nie radzi sobie z nowym obiegiem dokumentów, przeczytaj, jak zmienić biuro rachunkowe bez chaosu w dokumentach, albo poszukaj biura w swoim mieście w naszym katalogu biur rachunkowych.
Przeczytaj też: faktura korygująca w KSeF oraz KSeF dla firmy zwolnionej z VAT i ryczałtowca.
Najczęstsze pytania
Czy firma zwolniona z VAT musi korzystać z KSeF?
Tak. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął od 1 kwietnia 2026 r. zarówno czynnych podatników VAT, jak i zwolnionych. Do końca 2026 r. mogą jednak korzystać z wyjątku dla sprzedaży na fakturach do 10 000 zł brutto miesięcznie.
Czy w 2027 r. zapłacę karę za błąd w KSeF?
Według ustawy uchwalonej przez Sejm 6 listopada 2026 r. kary pieniężne z art. 106ni ustawy o VAT nie będą nakładane do końca 2027 r. Na dzień publikacji ustawa czeka na Senat i podpis prezydenta, więc warto śledzić, czy weszła w życie.
Czy muszę nadal wysyłać księgowej faktury kosztowe?
Faktur wystawionych w KSeF zwykle nie, jeśli biuro ma uprawnienie do ich przeglądania i pobiera je samo. Nadal trzeba przekazywać dokumenty spoza systemu, czyli wyciągi, paragony, faktury zagraniczne i umowy.
Co, jeśli nie mam internetu w dniu wystawienia faktury?
Możesz wystawić fakturę w trybie offline24 i wysłać ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Faktura musi mieć dwa kody QR, a do jednego z nich potrzebny jest certyfikat KSeF.