Faktura w KSeF powstaje w chwili, gdy system przydzieli jej numer. Co jednak zrobić, kiedy w sklepie pada internet, ministerstwo prowadzi prace serwisowe albo cały system przestaje odpowiadać? Przepisy przewidują na takie sytuacje cztery tryby wystawiania faktur poza KSeF. Każdy ma inny termin dosłania faktury i inne obowiązki, a pomyłka w terminie to w przyszłości ryzyko kary.
Poniżej opisujemy, czym te tryby się różnią, jak policzyć termin wysyłki i co ustalić z biurem rachunkowym, zanim pierwsza awaria zdarzy się w środku miesiąca. Stan prawny na 10 listopada 2026 r.
Cztery tryby poza KSeF w jednym zestawieniu
Ministerstwo Finansów wyróżnia tryb offline24, tryb niedostępności KSeF, tryb awaryjny i awarię całkowitą. Technicznie trzy pierwsze działają tak samo: faktura powstaje w programie do fakturowania jako plik zgodny z wzorem e-Faktury, a do KSeF trafia później. Różnią się przyczyną, terminem dosłania i tym, kto ogłasza, że tryb obowiązuje.
| Tryb | Kiedy | Kto ogłasza | Termin wysłania do KSeF |
|---|---|---|---|
| offline24 (art. 106nda ustawy o VAT) | z wyboru wystawcy, np. przy braku internetu | nikt, decyduje podatnik | najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu |
| niedostępność KSeF (art. 106nh) | zapowiedziane prace serwisowe | minister finansów w BIP | najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności |
| tryb awaryjny (art. 106nf) | awaria KSeF | minister finansów w BIP i w oprogramowaniu interfejsowym | 7 dni roboczych od zakończenia awarii |
| awaria całkowita (art. 106ng) | sytuacja nadzwyczajna, np. zagrożenie infrastruktury kraju | komunikat w mediach (telewizja, radio, prasa) | brak obowiązku wysyłki |
Najważniejszy wniosek z tabeli: sam fakt, że „coś nie działa”, nie daje jeszcze prawa do dłuższego terminu. Jeżeli ministerstwo nie ogłosiło awarii ani niedostępności, a problem leży po stronie firmy (router, prąd, program), działa zwykły offline24 z terminem na następny dzień roboczy.
Offline24 - tryb, z którego może skorzystać każdy
Strona KSeF mówi wprost, że każdy podatnik może wystawiać faktury w trybie offline24, a przepisy nie wymagają podawania przyczyny. Firma może więc tak pracować świadomie, na przykład kiedy handlowiec wystawia faktury w terenie, gdzie zasięg bywa słaby. Jest jedno ograniczenie praktyczne: bezpłatna Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 wystawia tylko faktury online. Kto chce korzystać z offline24, potrzebuje programu komercyjnego, który obsługuje ten tryb.
Faktura wysłana później i tak uznawana jest za wystawioną w dniu wskazanym na niej jako data wystawienia (pole P_1). Inaczej jest z datą otrzymania. Dla nabywcy, który odbiera faktury w KSeF, liczy się dzień przydzielenia numeru przez system. To ma znaczenie dla kontrahenta: dopiero od tej daty może on odliczyć VAT z takiej faktury.
Jeżeli przed wysyłką faktury z trybu offline24 ministerstwo ogłosi awarię KSeF, termin się wydłuża. Fakturę trzeba wtedy przesłać w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
Kody QR i certyfikat offline
Faktura, która nie ma jeszcze numeru KSeF, a trafia do nabywcy inną drogą (wydruk, PDF w mailu), musi mieć dwa kody QR. Pierwszy, z napisem OFFLINE, prowadzi do faktury w KSeF i pozwala sprawdzić jej dane po wysłaniu. Drugi, opisany jako CERTYFIKAT, potwierdza tożsamość wystawcy. Do wygenerowania drugiego kodu potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2, przeznaczony do wystawiania faktur offline. Pobiera się go w KSeF osobno od certyfikatu do logowania, a ważny jest najwyżej dwa lata.
Brak certyfikatu w dniu awarii to najczęstszy powód, dla którego firma nie może wystawić faktury, choć przepisy jej na to pozwalają. Dlatego certyfikat dobrze pobrać zawczasu i zapisać w kalendarzu datę jego wygaśnięcia. Jeżeli w firmie za KSeF odpowiada biuro, trzeba ustalić, kto ma do niego dostęp i kto pilnuje odnowienia. Więcej o tym, jak przydzielić te prawa, piszemy w tekście o tym, jakie uprawnienia w KSeF nadać księgowej.
Fakturę udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Kontrahent z polskim NIP i tak otrzyma ją w KSeF, gdy tylko zostanie wysłana. Po nadaniu numeru wizualizacja ma już tylko jeden kod QR, a pod nim numer KSeF.
Tryb awaryjny i awaria całkowita
O awarii KSeF informuje minister finansów w Biuletynie Informacji Publicznej i w oprogramowaniu interfejsowym, czyli w komunikatach, które odbierają programy do fakturowania. Ten sam kanał ogłasza koniec awarii. Od dnia zakończenia liczy się 7 dni roboczych na dosłanie faktur. Jeżeli w tym czasie pojawi się kolejny komunikat o awarii, termin biegnie od zakończenia tej następnej.
W trybie awaryjnym obowiązują te same wymogi co przy offline24: faktura zgodna z wzorem e-Faktury i dwa kody QR, gdy trafia do nabywcy poza systemem. Data otrzymania to data faktycznego otrzymania przez nabywcę, a jeżeli nastąpiło ono później niż nadanie numeru w KSeF, decyduje data nadania numeru.
Awaria całkowita to według ministerstwa sytuacja nadzwyczajna, związana z zagrożeniem kraju lub jego infrastruktury. Komunikat trafia wtedy do mediów, bo BIP może nie działać. Faktury można wystawiać papierowo albo elektronicznie, bez wzoru ustrukturyzowanego i bez kodów QR, a dostarcza się je nabywcy samemu. Po zakończeniu takiej awarii nie wysyła się ich do KSeF. Jeżeli awaria całkowita zostanie ogłoszona w trakcie zwykłego trybu awaryjnego, wcześniej wystawionych faktur także nie trzeba dosyłać.
Jak policzyć termin wysyłki - przykłady
Terminy liczy się w dniach roboczych, więc święta potrafią przesunąć je o kilka dni. Poniższe daty policzyliśmy programowo. Założenie: dni robocze to dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem świąt ustawowo wolnych od pracy (w tym 24 grudnia, wolnego od 2025 r.).
1. Offline24, faktura wystawiona we wtorek 10 listopada 2026 r. Środa 11 listopada to święto, więc fakturę trzeba wysłać najpóźniej w czwartek 12 listopada.
2. Offline24, faktura z piątku 13 listopada. Termin mija w poniedziałek 16 listopada.
3. Niedostępność KSeF kończy się w sobotę 21 listopada. Faktury wystawione w tym czasie trzeba wysłać najpóźniej w poniedziałek 23 listopada.
4. Awaria KSeF zakończona w piątek 20 listopada. Siedem dni roboczych mija we wtorek 1 grudnia.
5. Awaria zakończona we wtorek 22 grudnia. Po drodze są Wigilia, dwa dni świąt, Nowy Rok i weekendy, więc termin mija dopiero 5 stycznia 2027 r.
Dla biura rachunkowego te daty mają podwójne znaczenie. Faktury sprzedażowe dosłane po terminie to problem klienta, ale faktury zakupowe, które dostaną numer KSeF później, wpadają do ewidencji z inną datą otrzymania. Przy zamknięciu miesiąca księgowa musi wiedzieć, które dokumenty czekają jeszcze na numer.
Co ustalić z biurem rachunkowym przed pierwszą awarią
Większość kłopotów z trybami offline wynika z braku podziału obowiązków. Właściciel zakłada, że faktury wyśle program, program czeka na ręczne potwierdzenie, a biuro dowiaduje się o wszystkim przy rozliczeniu VAT. Warto spisać kilka zasad, najlepiej jako załącznik do umowy z biurem rachunkowym:
- kto wystawia faktury i w jakim programie, oraz czy ten program obsługuje offline24 i kody QR,
- kto pobrał certyfikat KSeF typu 2, gdzie jest przechowywany i kiedy wygasa,
- kto śledzi komunikaty o awariach i niedostępności w BIP Ministerstwa Finansów,
- kto sprawdza, czy faktury z trybu offline dostały numer KSeF, i do kiedy,
- jak firma przekazuje biuru informację o fakturach wystawionych poza systemem (lista, zestawienie z programu),
- co robi firma, gdy faktura zginie przed wysyłką - przepisy każą wtedy wystawić ją ponownie.
Osobna sprawa to faktury odrzucone przez KSeF. Gdy plik z trybu offline nie przejdzie walidacji, na przykład z powodu niezgodności ze strukturą e-Faktury, podręcznik KSeF przewiduje tzw. korektę techniczną pliku. Poprawiony plik wysyła się razem ze skrótem (hashem) błędnej wersji, dzięki czemu wydrukowany wcześniej kod QR nadal prowadzi do właściwej faktury. Według podręcznika działa to tylko w sesji interaktywnej. To nie jest faktura korygująca. Tę wystawia się dopiero wtedy, gdy faktura pierwotna ma już numer KSeF, o czym piszemy szerzej w tekście o fakturze korygującej w KSeF.
Kary za spóźnioną wysyłkę - stan na listopad 2026
Ustawa o VAT przewiduje kary pieniężne między innymi za niewysłanie faktury do KSeF w terminie. Według obowiązujących dziś przepisów i komunikatów ministerstwa kary będą nakładane za naruszenia od 1 stycznia 2027 r. Na 10 listopada 2026 r. trwają jednak prace nad ich dalszym odroczeniem: Sejm uchwalił 6 listopada ustawę przesuwającą ten termin do końca 2027 r., obejmującą także spóźnione dosłanie faktur z trybu offline. Ustawa nie przeszła jeszcze całej ścieżki legislacyjnej i nie obowiązuje. Zaktualizujemy ten fragment, gdy zostanie opublikowana.
Brak kar nie oznacza braku obowiązku. Termin wysyłki obowiązuje już teraz, a spóźniona faktura zmienia datę otrzymania u kontrahenta. Firmy, które do końca 2026 r. korzystają ze zwolnienia dla sprzedaży do 10 000 zł brutto miesięcznie, wejdą w KSeF 1 stycznia 2027 r. i dla nich tryby offline będą nowością. Ogólne zasady obowiązkowego KSeF opisujemy w tekście o tym, co zmienia obowiązkowy KSeF.
Tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady podatkowej. W konkretnej sytuacji decydują przepisy i komunikaty Ministerstwa Finansów z danego dnia.
Najczęstsze pytania
Czy mogę wystawiać faktury offline, mimo że KSeF działa?
Tak. Tryb offline24 jest dostępny dla każdego podatnika i nie wymaga przyczyny. Fakturę trzeba jednak wysłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego, a program musi obsługiwać ten tryb. Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 wystawia tylko faktury online.
Skąd mam wiedzieć, że ministerstwo ogłosiło awarię KSeF?
Komunikaty o awarii, jej zakończeniu i o niedostępności publikuje minister finansów w BIP. Informacje o awarii trafiają też do oprogramowania interfejsowego, więc wiele programów do fakturowania pokazuje je użytkownikowi. Awarię całkowitą ogłasza się w mediach.
Czy w trybie offline potrzebuję certyfikatu KSeF?
Tak, jeżeli przekazujesz fakturę nabywcy przed nadaniem jej numeru KSeF. Drugi kod QR, potwierdzający tożsamość wystawcy, wymaga certyfikatu KSeF typu 2. Bez niego taką fakturę można wysłać do KSeF, ale nie da się poprawnie oznaczyć wydruku czy PDF dla kontrahenta.
Czy przy awarii całkowitej mogę wystawić fakturę papierową?
Tak. W czasie awarii całkowitej fakturę wystawia się papierowo albo elektronicznie, bez wzoru ustrukturyzowanego i bez kodów QR, a po zakończeniu awarii nie wysyła się jej do KSeF. Przekazujesz ją nabywcy sam, na przykład osobiście albo mailem.
Kto odpowiada za wysłanie faktury offline - ja czy biuro?
Obowiązek ciąży na podatniku, czyli wystawcy faktury. Biuro może to robić w jego imieniu, jeśli ma odpowiednie uprawnienia w KSeF i taki zakres zapisano w umowie. Bez jasnego podziału łatwo o fakturę, której nikt nie wysłał.