Pierwszy pracownik zmienia w firmie więcej, niż się wydaje. Dochodzą umowy, zgłoszenia do ZUS, comiesięczna lista płac, zaliczki na podatek, urlopy, zwolnienia lekarskie i PPK. Większość małych firm oddaje to biuru rachunkowemu, często temu samemu, które prowadzi księgowość. To rozsądne, pod warunkiem że wiesz, za co płacisz i czego biuro za Ciebie nie zrobi.
Poniżej rozpisujemy, co zwykle obejmuje usługa kadrowo-płacowa, ile kosztuje w przeliczeniu na pracownika, które obowiązki zostają przy pracodawcy i jak ułożyć współpracę, żeby wypłaty wychodziły na czas.
Co obejmuje usługa kadr i płac
Zakres różni się między biurami, ale typowy pakiet składa się z trzech części.
Kadry, czyli dokumenty pracownicze
- przygotowanie umów o pracę, aneksów, umów zlecenia i o dzieło oraz informacji o warunkach zatrudnienia,
- zakładanie i prowadzenie akt osobowych, czyli teczki z dokumentami każdego pracownika (od 2023 r. składa się z pięciu części, od A do E),
- zgłoszenia do ZUS i wyrejestrowania (druki ZUA, ZZA, ZWUA),
- ewidencja urlopów i nieobecności, wyliczenie wymiaru urlopu,
- świadectwa pracy i zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach.
Płace, czyli wyliczenia
- lista płac: wynagrodzenie, premie, nadgodziny, dodatki, potrącenia (w tym komornicze),
- wynagrodzenie chorobowe i zasiłki,
- składki ZUS i miesięczna deklaracja rozliczeniowa z raportami imiennymi,
- zaliczki na podatek dochodowy pracowników,
- naliczanie wpłat do PPK i przekazywanie danych instytucji finansowej.
Rozliczenia roczne
- PIT-11 dla każdego pracownika i zleceniobiorcy oraz PIT-4R dla urzędu skarbowego,
- ZUS IWA, czyli informacja do ustalenia stopy składki wypadkowej, jeśli firma zgłasza do ubezpieczenia co najmniej 10 osób.
Poza pakietem zostają zwykle: zatrudnianie cudzoziemców, regulaminy pracy i wynagradzania, reprezentowanie firmy przy kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) i doradztwo w sporach z pracownikami. Te usługi biura wyceniają osobno albo odsyłają do prawnika.
Ile kosztują kadry i płace w biurze
Biura liczą tę usługę prawie zawsze od osoby miesięcznie, osobno dla pracowników na etacie i zleceniobiorców. Widełki poniżej opracowaliśmy na podstawie publicznych cenników biur z 2026 r. i ogólnopolskich zestawień cen. To szacunek redakcji, kwoty netto.
| Usługa | Typowa cena netto |
|---|---|
| Pracownik na umowie o pracę | 50-100 zł / mies.; w dużych miastach i przy szerokim zakresie do około 150 zł |
| Zleceniobiorca z ZUS | 35-85 zł / mies. |
| Umowa o dzieło | 25-85 zł za osobę |
| PIT-11 | w cenie albo 16-70 zł za sztukę |
| Świadectwo pracy, zaświadczenie | w cenie albo 50-100 zł |
| Sporządzenie umowy o pracę lub zlecenia | w cenie albo do 100 zł |
| Dodatkowe potrącenie (np. zajęcie komornicze) | bywa płatne osobno, około 50 zł |
Cenę podnoszą: zmienny czas pracy i nadgodziny, praca zmianowa, częste zwolnienia lekarskie, zajęcia komornicze, cudzoziemcy, a także papierowa ewidencja obecności, którą trzeba przepisywać. Obniża ją stała pensja, elektroniczny obieg dokumentów i dane przekazywane w jednym pliku co miesiąc. Ogólne widełki dla JDG, w tym abonament za samą księgowość, znajdziesz w tekście ile kosztuje księgowa dla JDG.
Przykładowa wycena
Firma zatrudnia trzy osoby na etacie i dwóch stałych zleceniobiorców. Liczymy roczny koszt kadr i płac w trzech wariantach. Wariant tańszy: 50 zł za etat, 25 zł za zlecenie, PIT-11 w cenie. Środkowy: 75 zł, 50 zł i 25 zł za PIT-11. Droższy: 100 zł, 85 zł i 70 zł za PIT-11.
| Wariant | Miesięcznie | PIT-11 (5 osób) | Rok netto | Rok brutto |
|---|---|---|---|---|
| Tańszy | 3 × 50 + 2 × 25 = 200 zł | 0 zł | 2400 zł | 2952 zł |
| Środkowy | 3 × 75 + 2 × 50 = 325 zł | 125 zł | 4025 zł | 4950,75 zł |
| Droższy | 3 × 100 + 2 × 85 = 470 zł | 350 zł | 5990 zł | 7367,70 zł |
Czynny podatnik VAT płaci w praktyce kwotę netto, bo odliczy VAT z faktury biura. Firma zwolniona z VAT ponosi koszt brutto. Różnica między skrajnymi wariantami to ponad 3,5 tys. zł rocznie, więc przy porównaniu ofert pytaj nie tylko o stawkę za osobę, ale też o listę dopłat.
Co zostaje po stronie pracodawcy
To najczęstsze nieporozumienie. Biuro prowadzi dokumentację i liczy, ale pracodawcą jesteś Ty. Za przestrzeganie prawa pracy odpowiadasz przed pracownikiem, PIP i ZUS, a umowa z biurem tego nie zmienia.
| Obowiązek | Kto go wykonuje |
|---|---|
| Podpisanie umowy o pracę przed dopuszczeniem do pracy | Pracodawca (biuro przygotowuje dokument) |
| Skierowanie na wstępne badania lekarskie i szkolenie BHP przed pierwszym dniem pracy | Pracodawca |
| Ewidencja czasu pracy: obecności, nadgodziny, nieobecności | Pracodawca zbiera dane; biuro może prowadzić ewidencję na ich podstawie |
| Zgłoszenie do ZUS w ciągu 7 dni od zatrudnienia | Biuro, jeśli dostanie dane na czas |
| Lista płac, składki, zaliczki na PIT, deklaracje | Biuro |
| Wypłata wynagrodzenia najpóźniej do 10. dnia następnego miesiąca | Pracodawca (przelewy) |
| Zapłata składek ZUS i zaliczek na podatek | Pracodawca |
| Udzielanie urlopów, polecenia, kary porządkowe, wypowiedzenia | Pracodawca (biuro może przygotować pisma) |
| Rekrutacja zgodna z zasadami jawności wynagrodzeń | Pracodawca |
| Umowa z instytucją finansową prowadzącą PPK | Pracodawca |
| Przechowywanie dokumentacji pracowniczej | Pracodawca, nawet jeśli fizycznie trzyma ją biuro |
Ostatni punkt ma długie konsekwencje. Akta osobowe i dokumentacja płacowa pracowników zatrudnionych po 2018 r. trzeba przechowywać co do zasady 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się zatrudnienie. Szczegóły i wyjątki dla starszych umów opisujemy w artykule o tym, jak długo przechowywać dokumenty księgowe.
Biuro przetwarza dane osobowe Twoich pracowników, w tym PESEL, adresy, dane o zdrowiu ze zwolnień lekarskich i zajęciach komorniczych. Bez umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO) naruszasz przepisy jako administrator tych danych. Na co zwrócić uwagę w takiej umowie, piszemy w tekście o umowie z biurem rachunkowym.
Miesiąc pracy z biurem: kto, co i kiedy
Biuro policzy wypłaty dopiero wtedy, gdy dostanie komplet danych. Najwięcej problemów bierze się ze zwolnień lekarskich i premii zgłoszonych w ostatniej chwili. Typowy rytm wygląda tak:
- Do ostatniego dnia miesiąca lub pierwszych dni następnego: przekazujesz biuru ewidencję obecności, nadgodziny, urlopy, zwolnienia, premie i zmiany w umowach.
- Kilka dni później: biuro przesyła listę płac i kwoty do przelewu dla każdego pracownika.
- Do 10. dnia miesiąca: wypłacasz wynagrodzenia, chyba że umowy przewidują wcześniejszy termin.
- Do 15. dnia (spółki z o.o. i inne osoby prawne) lub 20. dnia (pozostali płatnicy, w tym JDG): biuro wysyła deklarację do ZUS, a Ty płacisz składki. Do 15. dnia przekazuje się też wpłaty do PPK.
- Do 20. dnia: płacisz zaliczki na podatek pobrane od wynagrodzeń.
Pełny kalendarz terminów, także rocznych, znajdziesz w artykule kalendarz terminów przedsiębiorcy. Żeby biuro mogło samo wysyłać deklaracje do ZUS, potrzebuje pełnomocnictwa w eZUS. Jak je nadać, wyjaśniamy w poradniku o uprawnieniach dla księgowej.
Zmiany w kadrach na przełomie 2026 i 2027 r.
Kilka nowych przepisów oznacza dodatkową pracę dla biura i warto zapytać, czy jest wliczona w abonament:
- Nowe zasady liczenia stażu pracy. Od 1 maja 2026 r. u prywatnych pracodawców do stażu wlicza się m.in. okresy umów zlecenia i prowadzenia własnej działalności. Pracownik potwierdza je zaświadczeniem z ZUS, a biuro przelicza na tej podstawie np. wymiar urlopu.
- Jawność wynagrodzeń w rekrutacji. Od 24 grudnia 2025 r. kandydat musi poznać proponowane wynagrodzenie lub jego widełki przed rozmową kwalifikacyjną lub przed nawiązaniem zatrudnienia, a pracodawca nie może pytać o jego dotychczasowe zarobki.
- Ponowny zapis do PPK. Deklaracje rezygnacji z PPK złożone przed 1 marca 2027 r. tracą ważność. Pracodawca musi poinformować pracowników, których to dotyczy, a od marca 2027 r. ponownie naliczać wpłaty osobom w wieku 18-54 lat, chyba że złożą nową rezygnację.
- Wyższa płaca minimalna. Od 1 stycznia 2027 r. wynosi 4950 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa dla zleceniobiorców 32,30 zł. Trzeba sprawdzić umowy osób zarabiających najmniej i aneksować je przed styczniową wypłatą.
Lista kontrolna: nowy pracownik
Zanim pracownik przyjdzie pierwszego dnia, przekaż biuru i przygotuj po swojej stronie:
- dane osobowe potrzebne do umowy i zgłoszenia do ZUS, numer rachunku do wypłat,
- stanowisko, wymiar etatu, wynagrodzenie, datę rozpoczęcia, rodzaj umowy i okres jej trwania,
- świadectwa pracy z poprzednich miejsc i ewentualne zaświadczenie ZUS o stażu, potrzebne do wyliczenia urlopu,
- oświadczenie dla celów podatkowych (np. PIT-2, jeśli pracownik chce, by uwzględniać kwotę zmniejszającą podatek),
- informację, czy pracownik zostaje w PPK, czy składa deklarację rezygnacji,
- skierowanie na badania wstępne i termin szkolenia BHP,
- w przypadku cudzoziemca: dokumenty potwierdzające prawo do pracy.
Jeśli dopiero porównujesz biura i zastanawiasz się, czy przy rosnącym zatrudnieniu nie lepiej mieć kogoś na miejscu, przeczytaj nasze zestawienie księgowa na etacie czy biuro rachunkowe.
Najczęstsze pytania
Czy biuro, które prowadzi moją księgowość, musi też prowadzić kadry?
Nie. Kadry i płace możesz zlecić osobno, nawet innej firmie. W małych firmach wygodniej jest jednak mieć oba zakresy w jednym miejscu, bo listy płac i tak trafiają do ksiąg.
Czy właściciel JDG płaci za kadry za samego siebie?
Zwykle nie. Rozliczenie składek ZUS właściciela jest w wielu cennikach częścią abonamentu księgowego, ale warto to sprawdzić. Osobno płaci się za osoby współpracujące, np. małżonka lub członka rodziny pracującego w firmie.
Kto odpowiada, jeśli biuro źle policzy wynagrodzenie?
Wobec pracownika odpowiada pracodawca i to on musi wyrównać zaniżoną pensję. Od biura może potem żądać naprawienia szkody, jeśli błąd był po jego stronie.
Czy biuro może podpisywać dokumenty kadrowe w moim imieniu?
Tylko na podstawie pełnomocnictwa i w zakresie, w jakim prawo na to pozwala. Umowy o pracę, wypowiedzenia czy kary porządkowe podpisuje pracodawca lub osoba przez niego upoważniona. W praktyce biuro przygotowuje dokumenty, a podpisuje je właściciel lub zarząd.