Grudzień w biurze rachunkowym wygląda inaczej niż reszta roku. Oprócz zwykłych rozliczeń księgowa musi ustalić, ile towaru zostało w magazynie, kto jeszcze nie zapłacił za faktury, które środki trwałe przybyły, a które zniknęły z firmy, i czy wszystkie koszty trafiły do właściwego roku. Większości tych informacji nie znajdzie w KSeF ani na wyciągu. Musi je dostać od ciebie.
Poniżej opisujemy, co przygotować na zamknięcie 2026 r. w jednoosobowej firmie i w małej spółce, w jakiej kolejności to zrobić i jakie decyzje na 2027 r. podjąć jeszcze przed sylwestrem.
Harmonogram zamknięcia roku
Zamknięcie roku to kilka tygodni pracy rozłożonych między grudzień a wiosnę. Poniższy plan to propozycja redakcji dla firmy z rokiem podatkowym równym kalendarzowemu. Daty przekazania dokumentów ustal z biurem na piśmie.
| Kiedy | Co robisz ty | Co robi biuro |
|---|---|---|
| Listopad - pierwsza połowa grudnia | Ustalasz z biurem listę dokumentów i termin spisu z natury; podejmujesz decyzję o formie opodatkowania na 2027 r. | Przesyła zestawienie nierozliczonych należności i zobowiązań, w spółce rozsyła potwierdzenia sald |
| 31 grudnia | Przeprowadzasz spis z natury (remanent), liczysz gotówkę w kasie | - |
| Pierwsze dni stycznia | Przekazujesz spis, wyciągi za grudzień, dokumenty spoza KSeF, informacje o środkach trwałych | Pobiera faktury z KSeF, księguje grudzień, wycenia spis |
| Do 20 stycznia | Płacisz zaliczkę na podatek za grudzień (albo składasz od razu zeznanie i płacisz podatek) | Wylicza zaliczkę, uzgadnia salda rozrachunków |
| Luty - marzec | Akceptujesz projekt zeznania; w spółce zarząd zajmuje się sprawozdaniem | Przygotowuje PIT-11 dla pracowników, w spółce sprawozdanie finansowe i CIT-8 (do 31 marca) |
| Do 30 kwietnia | Płacisz podatek za 2026 r. | Wysyła PIT-36, PIT-36L albo PIT-28 |
Wszystkie daty z przesunięciami przez weekendy i święta zebraliśmy w kalendarzu terminów przedsiębiorcy.
Spis z natury, czyli remanent
Spis z natury to fizyczne policzenie tego, co firma ma na stanie: towarów handlowych, materiałów, półproduktów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów. W firmie na księdze przychodów i rozchodów (KPiR) sporządza się go na koniec roku podatkowego, czyli na 31 grudnia. Ten sam spis jest jednocześnie spisem na początek kolejnego roku. Robi się go także przy rozpoczęciu działalności, zmianie wspólnika w spółce cywilnej i likwidacji firmy.
Spis nie jest formalnością. Dochód w KPiR to przychody minus koszty, skorygowane o różnicę między remanentem końcowym a początkowym. Jeśli w ciągu roku kupiłeś towar, którego nie sprzedałeś, remanent „cofa” ten wydatek z kosztów bieżącego roku i przenosi go na rok sprzedaży.
Co musi zawierać spis
- dane właściciela firmy i datę spisu;
- kolejne numery pozycji, nazwę towaru lub materiału, jednostkę miary i policzoną ilość;
- cenę jednostkową, wartość każdej pozycji i wartość całego spisu;
- zdanie o tym, na której pozycji spis zakończono, i podpis właściciela (w spółce cywilnej wspólników).
Rozporządzenie o KPiR obowiązujące od 1 stycznia 2026 r. zniosło wymóg, by spis podpisywały osoby, które liczyły towar. Do księgi trafia tylko łączna wartość spisu. Towary i materiały wycenia się zwykle po cenach zakupu, a gdy straciły na wartości, na przykład zostały uszkodzone, po niższej cenie rynkowej z dnia spisu. Wyroby własne wycenia się po koszcie wytworzenia. Firma usługowa bez zapasów zwykle sporządza spis z wartością zero, żeby było jasne, że remanentu nie pominięto.
Sklep internetowy na podatku liniowym: przychody 480 000 zł, zakup towarów 300 000 zł, inne koszty 60 000 zł, remanent na 1 stycznia 40 000 zł. Rzetelny spis na 31 grudnia daje 70 000 zł, więc dochód wynosi 480 000 - 360 000 + (70 000 - 40 000) = 150 000 zł, a podatek 19% to 28 500 zł. Gdyby właściciel „na oko” wpisał 50 000 zł, dochód spadłby do 130 000 zł, a podatek o 3800 zł. Taka różnica wyjdzie przy kontroli. Zmienia się też składka zdrowotna, którą przy liniowym liczy się od dochodu.
Na ryczałcie remanent nie wpływa na podatek, bo płacisz go od przychodu. Biuro poprosi jednak o spis, jeśli od 2027 r. przechodzisz z ryczałtu na KPiR, bo wartość towarów na dzień założenia księgi to punkt wyjścia do liczenia dochodu.
Inwentaryzacja w spółce prowadzącej pełne księgi
W spółce z o.o. zamiast remanentu jest inwentaryzacja według ustawy o rachunkowości. Obejmuje nie tylko zapasy, ale też gotówkę, środki trwałe, należności i zobowiązania. Stosuje się trzy metody: spis z natury (zapasy, gotówka, maszyny), potwierdzenie sald przez kontrahentów i banki oraz weryfikację, czyli porównanie zapisów w księgach z dokumentami.
Inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień roku obrotowego, ale przy roku równym kalendarzowemu może się zacząć 1 października i skończyć do 15 stycznia. Dlatego prośby o potwierdzenie salda przychodzą już jesienią. Nie odkładaj ich: brak odpowiedzi nie oznacza zgody.
Za inwentaryzację w spółce odpowiada zarząd, nie biuro. Biuro przygotowuje zestawienia i rozlicza różnice, ale towar w magazynie liczy ktoś z firmy. Ile kosztuje cała obsługa zamknięcia roku w spółce, opisujemy w tekście o tym, ile kosztuje pełna księgowość.
Rozrachunki: kto komu jest winien
Rozrachunki to po prostu nierozliczone należności (faktury, za które klienci jeszcze nie zapłacili) i zobowiązania (faktury, których ty nie zapłaciłeś). Na koniec roku biuro porównuje je z wyciągami. Przejrzyj listę od księgowej i zaznacz:
- faktury, które klient zapłacił gotówką albo kompensatą, czyli wzajemnym potrąceniem należności;
- należności sporne i takie, których najpewniej nie odzyskasz;
- zobowiązania, o których wiesz, że ich nie zapłacisz w terminie.
To ma znaczenie podatkowe. Przy podatku dochodowym działa tak zwana ulga na złe długi: jeśli nie zapłaciłeś faktury kosztowej w ciągu 90 dni od terminu płatności, musisz zmniejszyć koszty albo zwiększyć dochód, a wierzyciel może w tej sytuacji odpowiednio obniżyć swój dochód. Podobne zasady istnieją w VAT. Jeśli wybrałeś kasowy PIT, w którym przychód powstaje dopiero po zapłacie, lista nieopłaconych faktur decyduje wprost o wysokości podatku.
Środki trwałe i wyposażenie
Środek trwały to rzecz kupiona do firmy, która ma służyć dłużej niż rok, na przykład samochód, komputer czy maszyna. Przed zamknięciem roku przekaż księgowej:
- listę zakupów sprzętu w 2026 r., jeśli któregoś nie zgłosiłeś na bieżąco, z informacją, kiedy zaczął być używany;
- informację o sprzedaży, kradzieży albo zniszczeniu czegoś, co było w ewidencji;
- protokół likwidacji zepsutego sprzętu, który nie był jeszcze w pełni zamortyzowany.
Grudzień to też moment na decyzje o amortyzacji. Sprzęt o wartości do 10 000 zł netto można rozliczyć w kosztach od razu, droższy zwykle amortyzuje się latami. Mali podatnicy i firmy w pierwszym roku działalności mogą skorzystać z jednorazowej amortyzacji do równowartości 50 000 euro rocznie. Czy zakup jeszcze w grudniu ma sens, policzy księgowa, ale tylko wtedy, gdy zapytasz przed zakupem.
Koszty i przychody na przełomie roku
Najwięcej pomyłek przy zamknięciu roku dotyczy dokumentów, które leżą na granicy dwóch lat. Zwróć uwagę na cztery sytuacje:
- Faktury z datą grudniową, które przyjdą w styczniu. Faktury z KSeF biuro znajdzie samo, ale rachunki od zagranicznych dostawców, paragony i faktury spoza systemu musisz dosłać przed zamknięciem grudnia. Później wydatek może trafić dopiero do kosztów 2027 r.
- Usługi grudniowe fakturowane w styczniu. Prąd, telefon czy leasing za grudzień często mają styczniową fakturę. Biuro przypisze je do okresu według stosowanej metody rozliczania kosztów.
- Wydatki opłacone z góry. Roczne ubezpieczenie, abonament za program czy najem płacony za kilka miesięcy naprzód przy metodzie memoriałowej rozlicza się proporcjonalnie do okresu, którego dotyczą. Daj znać, jaki okres obejmuje płatność.
- Faktury sprzedaży z trybu offline. Faktura wystawiona 31 grudnia w trybie offline trafi do KSeF dopiero w kolejnym dniu roboczym. Uprzedź o tym biuro, bo liczy się data wystawienia, nie data przesłania. Więcej o trybach awaryjnych piszemy w tekście o obowiązkowym KSeF.
Jeśli masz kasę fiskalną, przekaż raport miesięczny za grudzień, a gotówkę w kasie firmowej policz 31 grudnia. Ogólną listę dokumentów, które co miesiąc trafiają do biura, znajdziesz w artykule jakie dokumenty i kiedy przekazywać księgowej.
Decyzje na 2027 r., które trzeba podjąć teraz
- Forma opodatkowania. Zmianę zgłasza się do 20 lutego albo do 20. dnia miesiąca po miesiącu, w którym osiągniesz pierwszy przychód w roku. Parlament uchwalił obniżenie limitu ryczałtu z 2 mln do 250 tys. euro od 2027 r. Zapytaj księgową, czy ustawa weszła już w życie i czy twoje przychody za 2026 r. mieszczą się w nowym limicie. Porównanie form na przykładach przygotowaliśmy w tekście o wyborze formy opodatkowania na 2027 r.
- Próg ksiąg rachunkowych. Jeśli przychody za 2026 r. osiągną równowartość 2,5 mln euro, od 2027 r. firma musi prowadzić pełne księgi. Po przeliczeniu kursem NBP z 1 października 2026 r. (4,3770 zł) to 10 942 500 zł.
- Elektroniczna księga i plik JPK. Firmy na KPiR wysyłające miesięczny JPK_V7M prowadzą w 2026 r. księgę w programie i po raz pierwszy przekażą ją urzędowi jako plik JPK za 2026 r., w terminie na złożenie zeznania rocznego. Pozostałe firmy na KPiR muszą prowadzić księgę elektronicznie od 1 stycznia 2027 r. Ministerstwo Finansów przygotowało projekt odsuwający w czasie część tych obowiązków, między innymi przesyłanie ewidencji środków trwałych, ale do jego przyjęcia lepiej założyć, że plik za 2026 r. trzeba będzie wysłać.
- KSeF dla wszystkich. Od 1 stycznia 2027 r. kończy się wyjątek dla firm sprzedających na fakturach do 10 000 zł brutto miesięcznie. Sprawdź, czy biuro ma uprawnienia w systemie i czy program do fakturowania połączy się z KSeF po Nowym Roku.
Lista kontrolna zamknięcia roku
- Ustal z biurem termin przekazania dokumentów za grudzień i datę spisu z natury.
- Przeprowadź remanent na 31 grudnia, wyceń go i podpisz (albo spis zerowy, jeśli nie masz zapasów).
- Przekaż wyciągi za grudzień ze wszystkich rachunków, także walutowych i karty kredytowej.
- Prześlij wszystkie dokumenty spoza KSeF z datą 2026 r.
- Przejrzyj listę nieopłaconych faktur i zaznacz należności sporne i nieściągalne.
- Odpowiedz na potwierdzenia sald od kontrahentów.
- Zgłoś zmiany w środkach trwałych: zakupy, sprzedaż, likwidację, kradzież.
- Opisz wydatki opłacone z góry i usługi grudniowe fakturowane w styczniu.
- Zdecyduj o formie opodatkowania na 2027 r. i sprawdź progi ryczałtu i ksiąg rachunkowych.
- W spółce: zaplanuj termin sprawozdania finansowego, uchwał i złożenia dokumentów do KRS.
Po zamknięciu roku dokumenty z 2026 r. trzeba jeszcze przez kilka lat przechowywać. Jak długo i kto za to odpowiada, gdy księgi prowadzi biuro, wyjaśniamy w tekście o przechowywaniu dokumentów księgowych.
Najczęstsze pytania
Czy remanent trzeba robić dokładnie 31 grudnia?
Spis musi pokazywać stan na koniec roku podatkowego, czyli na 31 grudnia. Jeśli fizycznie liczysz towar dzień wcześniej albo dzień później, trzeba udokumentować, co w tym czasie przybyło i ubyło. Ustal z księgową, jak to zapisać, zanim zaczniesz liczyć.
Co, jeśli znajdę fakturę kosztową z 2026 r. po zamknięciu roku?
Przekaż ją od razu. W zależności od rodzaju wydatku i metody rozliczania kosztów biuro ujmie ją w 2027 r. albo skoryguje rozliczenie za 2026 r. Przed złożeniem zeznania zwykle da się to jeszcze uwzględnić bez korekty deklaracji.
Czy zamknięcie roku jest wliczone w abonament biura?
W JDG zeznanie roczne często mieści się w abonamencie, choć część biur dolicza za nie opłatę. W spółkach sprawozdanie finansowe i CIT-8 bywają płatne osobno. Sprawdź swoją umowę, zanim w lutym przyjdzie dodatkowa faktura.